Nel terzo capitolo si è visto che per inserire dati in una cella si deve renderla attiva, cioè farci un clic sopra, scrivere e confermare premendo invio. Per rendere attiva una cella ci sono altri sistemi, che possono essere convenienti rispetto al puntatore del mouse in alcune situazioni.

Il tasto TABULAZIONE sposta la cella attiva sulla cella a destra di quella corrente. Per esempio se la cella attiva è la A1 e si preme il tasto TABULAZIONE, la nuova cella attiva sarà la cella B1. TAB si trova a sinistra sulla tastiera ed è rappresentato da due frecce in direzione opposta, vicino alla lettera "Q".

Il tasto INVIO sposta la cella attiva su quella subito sotto. Per esempio se la cella attiva è A1, premendo INVIO si passa alla A2. A differenza di tutti gli altri metodi però, è il più importante, in quanto oltre a cambiare la cella conferma l’inserimento. Tutti gli altri, invece, cambiano semplicemente la cella.

I tasti FRECCE DIREZIONE sulla tastiera spostano la cella attiva a seconda della direzione della freccia (quindi in su, giù, destra o sinistra).

Normalmente si deve utilizzare solo INVIO per confermare l’inserimento. Solo in un caso questi sistemi sono equivalenti: quando si inserisce nelle celle semplice testo (non operazioni matematiche o formule). Se, invece, si vogliono inserire delle formule, bisogna necessariamente terminare l’inserimento con INVIO.

Ogni cella può contenere diversi tipi di informazioni. Al massimo si possono inserire 255 caratteri, compresi spazi, simboli di punteggiatura, operatori matematici e ogni altro simbolo.

Excel cerca di interpretare quello che si scrive, riconoscendo se si tratta di testo, numeri, date, percentuali o altro. In particolare la distinzione più importante, per Excel, è tra testo e numeri.

ESEMPIO. Nella cella A1 scrivere "ciao" e premere INVIO. Nella cella A2 scrivere 45 e premere INVIO. Nella cella A3 scrivere 22/10/2110 e premere INVIO. Osservare il contenuto del foglio di lavoro, rappresentato nella figura 4.01.

FIG. 4.01

La parola "ciao" è a sinistra (all’interno della cella A1), mentre le altre sono a destra. Excel ha riconosciuto un testo e lo ha allineato a sinistra. Ha poi riconosciuto un numero e una data e li ha allineati a destra.

Provare a scrivere "a45" sulla cella A4. Ecco il risultato.

FIG. 4.02

"a45" è stato riconosciuto come testo, infatti è allineato a sinistra.

Ogni volta che si inseriscono dei dati si deve controllare se Excel li ha riconosciuti come noi li volevamo, cioè se li ha riconosciuti come testo o come numeri.

A seconda del "tipo di dati", Excel ci permette di fare comandi diversi (per esempio non si possono sommare due testi). Se scrivendo un numero o una data questo risulta allineato a sinistra, significa che Excel lo ha riconosciuto come testo e che probabilmente si è commesso un errore di digitazione.

Questa frase si deve interpretare come una definizione, un "piccolo teorema". Cerchiamo di spiegare il significato con un esempio. Aprire un nuovo file (utilizzando il pulsante NUOVO: quello con disegnato un foglio bianco, in alto a sinistra; oppure utilizzando il menu FILE – NUOVO). Nella cella A1 scrivere la seguente frase: "contenuto della cella A1", quindi premere INVIO. 

Il testo digitato risulta scritto su 3 celle: A1, B1 e C1.

In realtà è solo la cella A1 che contiene il testo, cioè la cella in cui è stato inserito. Per verificare quanto detto, fare un clic sulla cella A1, per renderla attiva.

FIG. 4.04

"contenuto della cella A1" si legge sia all’interno della cella, sia nella barra della formula. Tutto quello che è visualizzato nella barra della formula è il contenuto nella cella.

Provare ora a rendere attiva la cella B1, facendoci un clic sopra.

FIG. 4.05

La barra della formula è vuota. Questo significa che la cella non ha contenuto, quindi è vuota.

Provare a fare un clic sulla cella C1, si ottiene lo stesso risultato.

L’unica cella che contiene la frase è la cella A1, anche se il testo è visualizzato sopra più celle.

Non ci si deve mai fidare di quello che si vede sul foglio di lavoro. Ogni volta che si desidera conoscere qual è il contenuto di una cella, si deve renderla attiva e guardare la barra della formula: quello che si legge sulla barra della formula è il contenuto della cella.

Posizionarsi sulla cella B1 e scrivere "cella B1", infine premere INVIO.

FIG. 4.06

Il testo della cella A1 è stato tagliato per fare posto al testo della cella B1.

In generale, quando si inserisce un testo che supera la dimensione della cella, succede quanto segue:

La parte tagliata del testo rimane comunque memorizzata all’interno della cella. Per verificarlo si deve rendere attiva la cella e controllare la barra della formula. Provare a cliccare sulla cella A1.

FIG. 4.07

All’interno della cella A1 si legge solamente "contenuto", mentre nella barra della formula si legge "contenuto della cella A1". Excel memorizza il contenuto della barra della formula.

Per vedere anche nel foglio di lavoro, cioè all’interno delle celle, tutto quello che è stato scritto, si devono cambiare le dimensioni delle celle, quindi ingrandire le celle.

Per rendere le celle più grandi o più piccole si può utilizzare il puntatore del mouse. Si deve portare il puntatore del mouse a metà tra due intestazioni di riga o di colonna (per esempio tra la riga 1 e la riga2, oppure tra la colonna B e la colonna C). Le intestazioni sono i nomi delle righe e delle colonne, visualizzate con la forma di celle di colore grigio sopra il foglio di lavoro (colonne) o a sinistra (righe). Quando il puntatore del mouse si trova in mezzo a due intestazioni cambia forma: diventa una doppia freccia nera, come mostrato nella figura 4.08.

FIG. 4.08

Quando il puntatore assume questa forma, si deve cliccare e tenere premuto il pulsante sinistro del mouse, quindi muovere la mano a destra (per allargare) o a sinistra (per stringere). Una volta trovata la dimensione corretta, si deve rilasciare il pulsante sinistro del mouse.

FIG. 4.09

Ora si riesce a vedere l’intero contenuto della cella A1.

Si nota che non è stata ingrandita solo la cella A1, ma l’intera colonna A. Infatti è possibile allargare o stringere sempre e solo intere colonne o intere righe.

Quanto detto per le colonne vale anche per le righe. Quindi per modificare la dimensione di una riga si deve portare il puntatore del mouse nelle intestazioni di riga, fino a quando assume la forma di una doppia freccia. Si deve cliccare sul pulsante sinistro, muovere la mano verso l’alto o verso il basso e rilasciare il pulsante del mouse.

Un altro modo per modificare le dimensioni delle colonne è utilizzare il menu FORMATO – COLONNA – LARGHEZZA

FIG. 4.10

Si apre una finestra nella quale si deve digitare la dimensione della colonna in punti. Questa unità di misura è specifica per le colonne di Excel, quindi non si può fare riferimento con i punti dei caratteri o con altre unità di misura: non esiste una corrispondenza in cm. Si devono provare varie dimensioni, finché non si trova quella adatta. La misura normale, predefinita, delle celle è 8,43 punti.

Per le righe il comando è FORMATO – RIGA – ALTEZZA e si deve digitare la misura. Anche per le righe l’unità non ha corrispondenze con altre misure. Non si possono nemmeno paragonare le misure delle righe e delle colonne tra di loro, perché sono diverse. Per esempio provare a mettere lo stesso numero come dimensione di una riga e di una colonna. La larghezza della colonna risulta diversa dall’altezza della riga.

Un comando molto comodo permette di dare la dimensione giusta, delle colonne o delle righe, senza scrivere il numero e senza provare ad allargare manualmente (quindi non per tentativi). Excel controlla il contenuto dell’intera colonna (o riga) e allarga la colonna in modo che sia visibile il testo più lungo di tutte le celle della colonna.

Si deve portare il puntatore del mouse sulle intestazioni di colonna (o riga), aspettare che assuma la forma di una doppia freccia nera. Quindi, invece di fare clic e trascinare, si deve fare un doppio clic. Automaticamente Excel cambia la dimensione della colonna (o riga) a seconda del contenuto della colonna stessa. Questo comando si chiama ADATTA.

ESEMPIO. Scrivere nella colonna C, a partire dalla cella C1, i seguenti nominativi, uno per cella (per il momento senza preoccuparci della dimensione delle celle).

Premere INVIO dopo ogni nome. Il risultato si vede nella figura 4.11.

FIG. 4.11

Portare il puntatore del mouse tra le intestazioni della colonna C e D, aspettare che assuma la forma di una doppia freccia nera e fare doppio clic. Il risultato è quello della figura 4.12.

FIG. 4.12

N. B. Può succedere che non si riesca a modificare le dimensioni delle colonne o delle righe. Questo di solito accade quando non si è ancora confermato l’inserimento di una cella, quando cioè non è stato premuto INVIO. Se questi comandi non riescono, controllate la cella attiva: c’è il cursore che lampeggia. Premere INVIO.