Prendere un nuovo file significa incominciare un nuovo lavoro. In qualsiasi momento è possibile terminare un lavoro e cominciarne un altro, facendo un clic sul pulsante NUOVO, evidenziato da un rettangolo rosso nella figura 7.01. Il pulsante si trova in alto a sinistra, nella barra degli strumenti, corrisponde al comando NUOVO, che si trova aprendo il menu FILE.

FIG. 7.01

Con questa operazione Excel apre un nuovo file, che prende il nome di CARTEL2 (il numero aumenta ogni volta). Nella barra delle applicazioni, quella dove si trova START, sono visualizzati due pulsanti che rappresentano i due file di Excel aperti (aprendo più file si trova un pulsante per ogni file aperto).

FIG. 7.02

Nella figura 7.02 si nota che ci sono due file aperti: Cartel1 e Cartel2. Il file che si vede nella finestra di Excel è Cartel2: quello che ha il pulsante premuto. Per tornare a lavorare con il file Cartel1 si deve premere il rispettivo pulsante. In generale, quando ci sono più file aperti, ad ogni file corrisponde un pulsante sulla barra delle applicazioni. Il file che si utilizza è quello con il pulsante premuto, per passare ad un altro file si deve fare un clic sul pulsante con il nome del file.

Il numero massimo di file nuovi che si possono creare dipende dalla quantità di memoria del computer.

Un altro modo di vedere quali sono i file aperti è quello di utilizzare il menu FINESTRA: aprendo il menu finestra, alla fine dei comandi, si trova la lista dei file aperti. In questa lista un solo nome di file ha una V di fianco, quello è il file attivo. Per passare da un file all’altro si deve aprire il menu FINESTRA e fare un clic sul nome del file.

La figura 7.03 mostra il menu FINESTRA con i file CARTEL1 e CARTEL2. CARTEL1 è il file attivo.

FIG. 7.03

Fare un clic sul pulsante del file CARTEL2. Scrivere quanto segue, a partire dalla cella B2, una riga in una cella.

• B2: File Cartel2

• B3: Prova di memorizzazione

• B4: Prima volta

Come mostrato nella figura 7.04.

FIG. 7.04

Il nome del file, Cartel2, è visualizzato, oltre che nel pulsante sulla barra delle applicazioni, anche sulla barra del titolo (quella blu in alto). Il lavoro che stiamo facendo, come qualsiasi altro lavoro con il computer, è temporaneamente memorizzato sulla memoria RAM. La memoria RAM è una memoria volatile, cioè perde tutto il suo contenuto quando viene tolta la corrente, quando cioè si spegne il computer. Questo significa che, se non si dice niente, ogni volta che viene spento il computer e poi riacceso, si deve ricominciare il lavoro dall’inizio. Di solito, invece, si vogliono memorizzare i lavori in modo da poterli successivamente riprendere per modificarli o ampliarli.

Per memorizzare un file e riprenderlo in seguito si utilizza un’altra memoria: la memoria su dischi (di solito HARD DISK o FLOPPY DISK). La memoria RAM è utilizzata come memoria di lavoro (temporanea) dal computer, in quanto è veloce. I dischi sono utilizzati come memoria permanente: quando si registra un file sull’hard disk, questo rimane "per sempre". Permanente significa che il file memorizzato rimane finché non si decide di cancellarlo. Non viene utilizzato l’hard disk direttamente come memoria di lavoro perché è molto più lento della RAM.

Ogni volta che siamo interessati a mantenere un file dobbiamo memorizzarlo, cioè dire esplicitamente a Excel di registrare il file sull’hard disk.

Questa operazione viene fatta con il comando SALVA CON NOME. Questo comando si trova nella barra degli strumenti, vicino al pulsante NUOVO, oppure all’interno del menu FILE. La figura 7.05 mostra il pulsante, contornato da un rettangolo rosso.

FIG. 7.05

Quando si fa un clic su questo pulsante, appare la finestra SALVA CON NOME, visualizzata nella figura 7.06.

FIG. 7.06

In questa finestra si devono indicare due cose:

La finestra SALVA CON NOME sparisce e sembra che non sia successo niente. Osservando più attentamente si notano due cose:

Come si vede nella figura 7.07.

FIG. 7.07 barra del titolo

FIG. 7.07 barra delle applicazioni

Questo indica che il file è stato registrato nell’hard disk.

Chiudere Excel, utilizzando il comando FILE – ESCI. Quando si esegue questo comando, il computer, prima di chiudere il programma Excel, chiude tutti i file aperti dentro Excel. Per i file che sono stati registrati sull’hard disk non ci sono problemi. Se però sono stati creati nuovi file e non sono stati salvati con nome, Excel chiede se veramente si vogliono chiudere. Abbiamo aperto due file: Cartel1 e Cartel2. All’inizio si trovavano entrambi sulla memoria RAM. Poi abbiamo registrato Cartel2 sull’hard disk e gli abbiamo dato il nome "magico". Quando abbiamo utilizzato il comando FILE – ESCI, Excel ha chiuso senza problemi il file magico, per il file Cartel1 invece ci avverte che:

Excel chiede quindi se si intende memorizzarlo nell’hard disk. Purtroppo tutto ciò è fatto con la seguente finestra:

FIG. 7.08

Ci sono tre possibilità:

Riaprire Excel. Ogni volta si trova un nuovo file Cartel1, sul quale lavorare. Spesso si vuole, invece di cominciare un nuovo lavoro, riprendere un file già iniziato. Questo significa dire al computer di andare a prendere il file nell’hard disk, leggerlo e memorizzarlo sulla memoria di lavoro: la RAM. Questa operazione in termini informatici è chiamata aprire il file.

Per aprire un file si utilizza il comando APRI, che si trova nella barra degli strumenti, vicini al pulsante nuovo o nel menu FILE. Il pulsante apri è evidenziato, nella figura 7.09, con un rettangolo rosso.

FIG. 7.09

Dopo aver fatto un clic sul pulsante APRI, appare la finestra 7.10, molto simile alla finestra SALVA CON NOME.

FIG. 7.10

Si devono indicare due cose:

Fatte queste operazioni si apre il file scelto e si può riprendere il lavoro da dove era stato lasciato. Il risultato finale è lo stesso che si otterrebbe facendo il lavoro tutto di seguito.

Scrivere, nella cella B5, "seconda volta". Il risultato dovrebbe essere il seguente.

FIG. 7.11

Le nuove modifiche sono memorizzate nella memoria RAM. Questo significa che, se vogliamo tenere tutte le modifiche, dobbiamo registrare sull’hard disk. Non è più necessario ripetere tutte le fasi precedenti, in quanto Excel conosce già la directory in cui si intende memorizzare il file, e conosce anche il nome del file. Quindi per memorizzare le modifiche si utilizza il comando SALVA, anziché SALVA CON NOME. Il comando SALVA si trova nella barra degli strumenti, come mostrato nella figura 7.12, o all’interno del menu FILE.

7.12

Il pulsante è lo stesso di prima. In effetti, i comandi SALVA e SALVA CON NOME sono la stessa cosa. La differenza è che il primo si utilizza quando il file è già stato registrato in precedenza, il secondo si utilizza la prima volta che si salva il file.