Excel prevede formule predefinite per fare operazioni meno comuni, o comunque più complesse, di quelle viste nei capitoli precedenti. Queste operazioni predefinite sono chiamate FUNZIONI. Una funzione è, quindi, una formula predefinita da Excel, che in genere compie operazioni complesse. Esempi di funzioni sono ARROTONDA ( ), MEDIA ( ), SEN ( ), COS ( ). La maggior parte di queste riguarda funzioni matematiche, ciò significa che per utilizzare una funzione si dovrebbe conoscere la base matematica di quella funzione. Per esempio COS ( ) è la funzione di Excel per calcolare il coseno, il programma trova il risultato, dice che COS serve per calcolare il coseno, ma non spiega cos’è il coseno. In Excel, nella guida in linea, in un qualunque manuale di Excel non si trova la spiegazione matematica di una funzione, per questo si deve acquistare un testo di matematica.

In questo manuale saranno trattate solo funzioni che non prevedono conoscenze in materia, per tutte le altre, data per scontata la parte matematica, si procede nello steso modo. La difficoltà maggiore per l’uso di molte funzioni non sta in Excel, ma nella definizione matematica delle funzioni.

Dovrebbe essere ragionevole che se una persona non conosce la varianza (statistica), non cerca di utilizzare la funzione VARIANZA ( ) di Excel.

Nel capitolo 9 è stata utilizzata la SOMMA ( ). La somma è un esempio di funzione che si utilizza spesso. Si è visto che c’è un pulsante per utilizzare la somma automatica e che si può scrivere a mano la funzione, con la sintassi:

= SOMMA (intervallo di celle)

Ogni funzione in Excel ha una sintassi simile, che in generale diventa:

= FUNZIONE (arg1; arg2; arg3; … ; argn)

Ogni funzione ha un nome (scritto in maiuscolo) e all’interno delle parentesi si devono inserire gli argomenti. Gli argomenti possono essere uno solo, come nel caso della somma (un intervallo di celle) oppure più di uno. Il numero degli argomenti dipende dal calcolo che compie la funzione, cioè dalla sua definizione matematica.

Ogni funzione può essere scritta a mano, come si è visto per la somma, oppure esiste un pulsante per cercare e inserire le funzioni.

FUNZIONE

Il metodo più semplice per creare una formula con una funzione è utilizzare il pulsante INCOLLA FUNZIONE rappresentato nella figura 10.01.

FIG. 10.01

Questo pulsante corrisponde al comando INSERISCI – FUNZIONE.

Il simbolo del pulsante, f_x, non ha nulla a che vedere con funzione di x, è solo un simbolo. In Excel non si possono definire funzioni del tipo y = X² + 2x +1.

ESEMPIO. Costruire la tabella rappresentata nella figura 10.02, iniziano ad inserire i valori dalla cella A1.

FIG. 10.02

Rendere attiva la cella F1 e fare un clic sul pulsante INCOLLA FUNZIONE, appare la finestra visualizzata nella figura 10.03.

FIG. 10.03

La finestra di dialogo è divisa in due parti: Categoria e Nome funzione. Nella prima sezione si deve scegliere (un clic sul nome) la categoria di cui fa parte la funzione che si intende utilizzare. Se non si conosce la categoria si utilizza Tutte. Scelta la categoria, si passa nella sezione di destra dove sono elencate tutte le funzioni della categoria scelta, in ordine alfabetico. Se la lista è lunga è visualizzata la barra di scorrimento.

Ci sono centinaia di funzioni diverse alcune semplici, altre più complesse. Facendo clic sul nome di una funzione, Excel visualizza, sotto le due sezioni, una breve spiegazione della funzione. Nella figura 10.03 si può leggere la spiegazione della funzione somma. Questa spiegazione però non è quella matematica.

Selezionare la categoria Matematiche e Trig. e la funzione COS, figura 10.04.

FIG. 10.04

La spiegazione è: restituisce il coseno di un numero. Per sapere cos’è il coseno di un numero si deve consultare un testo di trigonometria. Questo è quanto spiegato in precedenza: per utilizzare le funzioni di Excel, si devono avere le basi matematiche per le funzioni stesse.

Selezionare la categoria Statistiche. Cercare (utilizzando la barra di scorrimento) la funzione MIN, e selezionarla (un clic sopra).

FIG. 10.05

Questa funzione controlla un intervallo di celle e fornisce come risultato il valore più piccolo di tutte le celle.

Fare un clic sul pulsante OK.

FIG. 10.06

In questa seconda finestra di dialogo devono essere inseriti gli argomenti della funzione, chiamati anche parametri. Gli argomenti sono indicati dalle caselle Num. Nella figura sono indicati due parametri: num1 e num2, il numero dipende dalla funzione scelta.

Gli argomenti possono essere obbligatori, si devono inserire, oppure facoltativi. Quelli obbligatori sono indicati in grassetto, come num1; quelli facoltativi sono indicati con testo normale, come num2.

Nella parte inferiore della finestra di dialogo c’è la spiegazione degli argomenti e, subito sotto, si trova il risultato.

Excel cerca da solo i parametri della funzione, infatti in num1 si trova scritto A1:E1. Non sempre però il programma trova quelli giusti, come in questo esempio, quindi è necessario correggere.

Gli argomenti possono essere digitati all’interno della casella corrispondente, ma esiste anche un metodo più semplice: selezionare i parametri nel foglio di lavoro. Verrà utilizzato questo metodo per completare l’esempio.

Fare un clic sul pulsante che si trova vicino alla casella dell’argomento. Il pulsante è mostrato con un rettangolo rosso nella figura 10.06.

La finestra di dialogo è momentaneamente nascosta, per permettere la selezione dei parametri, figura 10.07.

FIG. 10.07

Selezionare le celle relative all’argomento da inserire: A1:D5, figura 10.08.

FIG. 10.08

Si deve visualizzare di nuovo la finestra di dialogo per inserire gli altri argomenti, se ci sono. Fare un clic sullo stesso pulsante utilizzato prima per nascondere la finestra di dialogo, segnalato con un rettangolo rosso nella figura 10.08.

FIG. 10.09

Sono stati scritti gli argomenti corretti nella casella di testo Num1. Nel caso ci fossero altri argomenti si dovrebbero ripetere le stesse operazioni, per ogni argomento.

Fare un clic sul pulsante OK.

FIG. 10.10

Nella cella F1 è visualizzato il risultato. Nella barra della formula si trova:

= MIN (A1:D5)

ESEMPIO. Provare a ripetere le operazioni precedenti per calcolare, nella cella F2, il valore massimo della tabella (MAX) e, nella cella F3, la media (MEDIA). I risultati sono mostrati nella figura 10.11.

FIG. 10.11

ESEMPIO. Calcolare la radice quadrata della tabella.

Rendere attiva la cella F5. Premere il pulsante INCOLLA FUNZIONE. Cercare nella categoria matematiche e trig. la funzione RADQ.

FIG. 10.12

Fare un clic sul pulsante OK e selezionare gli argomenti della funzione (tutta la tabella), facendo un clic sul pulsante utilizzato in precedenza per nascondere la finestra di dialogo.

FIG. 10.13

Fare un clic sul pulsante per visualizzare la finestra di dialogo e un clic sul pulsante OK.

Excel segnale un errore.

FIG. 10.14

L’errore consiste nell’avere inserito come parametro della funzione una tabella, mentre RADQ calcola la radice quadrata di un solo numero.

Il motivo di questo errore risale non ad un uso sbagliato dei comandi del programma, ma ad una errata conoscenza della matematica. Questo è quanto si voleva affermare nell’introduzione del capitolo: per utilizzare le funzioni di Excel si dovrebbe conoscere le funzioni stesse in matematica, altrimenti, pur procedendo in modo corretto, si possono commettere degli errori che, come in questo caso, non dipendono dal programma.

Cancellare la formula, con il tasto CANC. Ripartire dal pulsante INCOLLA FUNZIONE, sempre nella cella F5. Arrivati all’inserimento dei parametri, scegliere come unico argomento la cella B4.

FIG. 10.15

Visualizzare la finestra di dialogo e fare un clic su OK.

FIG. 10.16

Come visto per la somma, nel capitolo 9, è possibile scrivere a mano qualsiasi funzione. Occorre ricordare il nome esatto e gli argomenti della funzione.

Con la pratica, è più veloce la digitazione della funzione rispetto al pulsante incolla funzione, tranne per la somma.

ESEMPIO. Selezionare la cella A7 e digitare la seguente formula:

= MIN (A1:A5)

Il risultato, mostrato in figura 10.18, è il valore minimo della prima colonna della tabella.

FIG. 10.17

Conoscendo una qualsiasi funzione, la difficoltà di digitarla a mano è la stessa di questo esempio.

Provare a scrivere, nelle celle A8 e A9, le formule per calcolare il valore massimo e la media.

Gli errori più frequenti sono:

1. scrivere il nome della funzione in modo errato, errore di digitazione;
2. inserire un numero di argomenti sbagliato;
3. dimenticare il simbolo "=" all’inizio della formula;
4. dimenticare di chiudere la parentesi alla fine.

Quando i risultati da ottenere richiedono formule complesse, si rende necessario utilizzare le funzioni annidate, cioè una funzione dentro l’altra. Per utilizzare le funzioni annidate conviene scrivere le formule a mano, quindi si deve conoscere la sintassi di tutte le funzioni coinvolte.

Ogni funzione è nella forma:

= NOME (ARG.)

Se l’argomento che la funzione richiede è un numero, si può inserire come parametro un numero, una cella che contiene un numero o anche una funzione che restituisce un numero.

= NOME1 ( NOME2 (ARG.FUNZ.2))

La funzione nome1 è quella esterna. La funzione nome2 è quella annidata ed è l’argomento della funzione nome1. Tutta la parte scritta in blu rappresenta l’argomento della funzione nome1. Excel calcola prima la funzione nome2 e con il risultato calcola la nome1.

Il risultato della nome2 deve essere adeguato come argomento della nome1. Per esempio, se la nome1 calcola la radice quadrata su un numero e la nome due fornisce come risultato un intervallo di celle, verrà segnalato un errore.

Si possono annidare al massimo 7 funzioni.

ESEMPIO. Si vuole calcolare la radice quadrata del valore massimo della tabella.

Per calcolare il valore massimo si usa:

= MAX (A1:D5)

Per ottenere la radice quadrata si utilizza:

= RADQ (NUM)

NUM dovrà essere sostituito dal valore massimo, componendo le due funzioni.

Selezionare la cella B7 e digitare la seguente formula (senza spazi):

= RADQ ( MAX (A1:D5) )

Il risultato è visualizzato nella figura 10.18.

FIG. 10.18

Il programma calcola prima il valore della funzione annidata, poi con il risultato calcola il valore della funzione più esterna. Il massimo della tabella è 100. 100 è passato come argomento alla funzione radq. La radice quadrata di 100 è 10.

Provare a calcolare la radice quadrata del minimo e della media.