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RIFERIMENTI ASSOLUTI E RELATIVI
COPIARE LE FORMULE
I riferimenti relativi e assoluti sono il mattone fondamentale per la creazione delle formule in Excel. Nel capitolo 11 è spiegato come copiare o spostare le celle, ma possono essere copiate anche le celle contenenti formule. In questo capitolo si vedrà cosa succede quando si copia una cella contenente una formula. ESEMPIO. Copiare la tabella della figura 12.01, a partire dalla cella A1.
FIG. 12.01 Nella cella C1 inserire la seguente formula: = A1 + B1 e premere INVIO. Il risultato è ovviamente 3.000.
FIG. 12.02 Si vuole fare la stessa operazione per tutte le righe successive, cioè sommare le celle della stessa riga. La formula è molto simile alla precedente, cambiano solo i numeri delle righe. Invece di riscrivere la formula per tutte le righe, è possibile copiarla. Selezionare la cella C1 (quella che contiene la formula), fare un clic sul pulsante COPIA nella barra degli strumenti. Selezionare la cella C2 e premere INVIO (corrisponde al pulsante INCOLLA).
FIG. 12.03 Excel ha copiato la formula, sostituendo i nomi delle celle che si riferivano alla riga 1 con i nomi delle stesse celle, riferite però alla riga 2. Praticamente il programma ha copiato la formula adattandola alla nuova posizione. Capita spesso di dover scrivere la stessa operazione per molte righe, o colonne, questo sistema permette di risparmiare tempo: si scrive una sola volta la formula (che potrebbe essere complessa) e poi la si copia in tutte le altre posizioni in cui serve. Provare a copiare la formula sulle celle C3:C5.
FIG. 12.04
Dovendo scrivere la formula in 100 righe, però si deve fare COPIA – INCOLLA 100 volte. È possibile rendere più veloce il procedimento utilizzando il RIEMPIMENTO AUTOMATICO. Nella lezione 11 è spiegato che il riempimento automatico è un modo veloce per fare COPIA – INCOLLA. ESEMPIO. Cancellare il contenuto delle celle C2:C5. Selezionare la cella C1 e, utilizzando il riempimento automatico, copiare la formula sulle celle C2:C5. Questo sistema è equivalente al precedente, ma molto più veloce: si compie un’unica operazione.
RIFERIMENTI RELATIVI
Come fa Excel a sapere qual è il nome giusto da utilizzare nelle formule? Come fa a capire di cambiare il numero della riga o il nome della colonna? Per rispondere alle domande precedenti è necessario capire come il programma memorizza le formule. ESEMPIO. Selezionare il Foglio2 e digitare la tabella seguente, a partire dalla cella A1.
FIG. 12.05
Nella cella D3 scrivere la formula: = A1 + B1 e premere INVIO.
FIG. 12.06
Excel traduce la formula scritta nel modo seguente:
Il programma memorizza quindi non il nome della cella, ma la distanza dalla cella della formula. Copiare la formula nella cella D4, il risultato è visibile nella figura 12.07.
FIG. 12.07
La formula è diventata: = A2 + B2 Excel ha tradotto la formula nel modo seguente:
Ogni volta che si copia la formula il programma traduce la formula, calcolando la distanza dalla cella attiva. Questo spiega il motivo per cui, quando si copia la formula, l’applicazione riscrive la formula in modo corretto. In realtà Excel non compie un’operazione intelligente, non conosce cioè le nostre intenzioni. Copiare la formula nella cella F7.
FIG. 12.08
La formula è diventata: = C5 + D5 Excel ha tradotto la formula nel modo seguente:
Il risultato è 0 in quanto le celle C5 e D5 sono vuote. Questo dimostra che Excel non è intelligente, ma ripete sempre la stessa operazione. Nelle celle D3, D4 e F7 il programma memorizza esattamente la stessa formula, cioè: = (3 celle a sinistra e 2 in alto) + (2 celle a sinistra e 2 in alto) I nomi delle celle utilizzati fino ad ora all’interno delle formule sono chiamati RIFERIMENTI RELATIVI. Riferimenti perché si riferiscono al contenuto delle celle, relativi perché non indicano una cella precisa del foglio, ma la distanza dalla cella in cui si trova la formula. Cambiando la cella della formula cambia il nome del riferimento relativo, ma non la distanza. I riferimenti relativi sono quelli utilizzati più spesso in quanto permettono di digitare una sola volta la formula e copiarla, senza dover cambiare i nomi delle celle, cioè i riferimenti. Si deve fare attenzione a dove si copia la formula, perché si potrebbe incorrere in errori. ESEMPIO. Copiare la formula precedente nella cella C1.
FIG. 12.09 Il programma segnala un errore: = #RIF! + #RIF! Cosa significa? Excel ha tradotto la formula nel modo seguente:
RIFERIMENTI ASSOLUTI
I riferimenti relativi sono quelli più utilizzati nelle formule, perché permettono di copiare le formule in molte righe. In alcune operazioni è necessario che, quando si copia la formula, non venga cambiato il riferimento alla cella, per esempio per il calcolo dell’IVA. Il valore dell’iva è sempre lo stesso in tutte le operazioni. ESEMPIO. Calcolo dell’IVA. Aprire un nuovo file e copiare la tabella seguente, a partire dalla cella A1.
FIG. 12.10 Una prima soluzione è calcolare l’IVA utilizzando un numero. Scrivere nella cella C2 la seguente formula: = B2 * 0,20 La formula corrisponde a prezzo * 20 / 100, 20 / 100 = 0,20, quindi prezzo * 0,20.
FIG. 12.11 Copiare la formula utilizzando il riempimento automatico, nelle celle sottostanti.
FIG. 12.12 Il risultato è corretto, ma ci potrebbe essere un problema: qualora l’aliquota IVA venisse modificata, si dovrebbero riscrivere tutte le formule che hanno a che fare con l’IVA. Nell’esempio sono poche, ma potrebbero esserci molte più formule, anche in altri fogli di lavoro. Sarebbe opportuno inserire il valore dell’aliquota IVA in una cella e creare le formule in modo che utilizzino quella cella. Il problema in questo caso è che non si potrebbe più copiare la formula, per quanto detto prima sui riferimenti relativi. Serve un modo per indicare al programma che la cella che contiene il valore dell’IVA non deve essere modificata quando si copia la formula. Questo significa utilizzare i RIFERIMENTI ASSOLUTI. A differenza dei relativi, utilizzando i riferimenti assoluti nelle formule, si indica ad Excel di memorizzare proprio il nome della cella, non la distanza. La differenza tra i due tipi di riferimenti è la seguente:
Per scrivere un riferimento assoluto si deve digitare il simbolo "$" (sopra il 4 nella tastiera) davanti al nome della colonna e anche davanti al nome della riga, per esempio: $A$4, $C$34, $Q$1, $X$2, $A$10, $B$15 sono tutti riferimenti assoluti. ESEMPIO. Rifare l’esempio precedente utilizzando i riferimenti assoluti. Cancellare le formule nelle celle C2:C5. Nella cella E1 scrivere IVA (affinché chiunque veda il foglio di lavoro sappia che 0,20 è il valore dell’aliquota), nella cella E2 scrivere 0,20, come illustrato nella figura 12.13.
FIG. 12.13
Nella cella C2 scrivere la seguente formula: = B2 * $E$2 Utilizzando il riempimento automatico copiare la formula nelle celle C3:C5. La formula viene trasformata rispettivamente in: = B3 * $E$2 = B4 * $E$2 = B5 * $E$2 Il risultato è riportato nella figura 12.14.
FIG. 12.14 Nel momento in cui venisse cambiata l’aliquota, sarebbe sufficiente modificare solo il contenuto della cella E2, le formule invece rimarrebbero uguali. Cambiare il valore della cella E2 in 0,21.
FIG. 12.15
RIFERIMENTI MISTI È possibile rendere assoluto solo il riferimento della colonna o solo il riferimento della riga. Questo serve per rendere fisso il nome della colonna e far variare il nome della riga o viceversa. Per indicare un riferimento misto si deve digitare il simbolo "$" solo davanti all’intestazione della colonna o solo davanti al nome dell’intestazione della riga. Per esempio:
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