I subtotali sono uno strumento veloce per analizzare un elenco, permettono di fare i totali degli elementi di un campo della tabella. Prima di eseguire il comando per i subtotali si deve ordinare la tabella in base allo stesso campo. Il comando da lanciare è DATI – SUBTOTALI e si apre una finestra di dialogo, figura 25.01.

FIG. 25.01

Nella casella "Ad ogni cambiamento in" si deve indicare il nome del campo in base al quale calcolare i subtotali.

Nella casella "Usa la funzione" si deve indicare la funzione di analisi della tabella, di solito SOMMA.

Nella casella "Aggiungi subtotali a" si deve fare un clic, mettere il segno di spunta, su ogni campo sul quale si vogliono avere i subtotali (devono essere campi numerici).

ESEMPIO. Subtotali Casa Editrice.

Allegato a questo capitolo trovate un file di Excel contenente un elenco già inserito; elenco.xls, che sarà utilizzato nel seguito del capitolo. Se non siete in grado di aprire il file, ritornate ai primi capitoli del manuale.

Rendere attiva una qualsiasi cella della colonna Casa Editrice e fare un clic sul pulsante AZ, per ordinare i dati. Rendere attiva una cella qualsiasi dell’elenco e lanciare il comando DATI – SUBTOTALI. Impostare la finestra di dialogo come in figura 25.02.

FIG. 25.02

Fare un clic sul pulsante OK, il risultato si può vedere nella figura 25.03.

FIG. 25.03

È fondamentale ordinare i dati prima di creare i subtotali, altrimenti il risultato è un caos totale.

ESEMPIO.

Fare i subtotali del campo categoria, senza ordinare il campo.

Per rimuovere i subtotali si utilizza il comando RIMUOVI TUTTI nella finestra di dialogo DATI – SUBTOTALI.